Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług w zakresie rezerwacji, wystawiania, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz rezerwacji i sprzedaży usług noclegowych w 2023 r.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzi zamawiający centralny

1.2.) Nazwa zamawiającego: Urząd Miasta Łodzi

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 472057632

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Piotrkowska 104

1.5.2.) Miejscowość: Łódź

1.5.3.) Kod pocztowy: 90-926

1.5.4.) Województwo: łódzkie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL711 - Miasto Łódź

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@uml.lodz

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://uml.lodz.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług w zakresie rezerwacji, wystawiania, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz rezerwacji i sprzedaży usług noclegowych w 2023 r.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-123c9842-7adf-11ed-b4ea-f64d350121d2

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00493663

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-12-13

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00005214/45/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.118 Usługi rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych i hotelarskich usług noclegowych dla potrzeb służbowych podróży zagranicznych

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: (Nr zgodna z SWZ): 16.2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Systemu pod adresem https://portal.smartpzp.pl/uml.
16.3. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta w Systemie, ani logowania do Systemu. 16.4. Za pośrednictwem posiadanego w Systemie konta Użytkownika Zewnętrznego tj. użytkownika Wykonawcy odbywa się komunikacja Wykonawcy z Zamawiającym w postępowaniu, w szczególności: składanie ofert, przekazywanie dokumentów, oświadczeń, informacji, pytań, wniosków w ramach postępowania. Treść zapytań, bez ujawniania źródła zapytania, wraz z wyjaśnieniami Zamawiający udostępni na Platformie w zakładce „Dokumentacja postępowania”. Zadawanie pytań przez Wykonawców odbywa się w zakładce „Pytania do postępowania”.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: (Nr zgodna z SWZ): 16.7. Korzystanie z Systemu możliwe jest pod warunkiem spełnienia przez sprzęt, z którego korzystają użytkownicy Wykonawcy następujących minimalnych wymagań technicznych i specyfiki połączenia: 16.7.1. posiadanie komputera o parametrach umożliwiających zainstalowanie następującego oprogramowania: 16.7.1.1.w zakresie podstawowych funkcjonalności – przegląd, pobieranie i załączanie dokumentów: 16.7.1.1.1.komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min. 3 GB RAM, procesor 1500 MHz lub lepszy, jeden z systemów operacyjnych Linux Kernel 4.0, Windows 7 i MacOS 10.12 - Lub ich nowsze wersje, 16.7.1.1.2.przeglądarka internetowa Mozilla Firefox ver. 65 i późniejsze, Google Chrome ver. 66 i późniejsze lub Opera w ver. 58 i późniejsze, Microsoft Edge ver 18 i późniejsze, Internet Explorer 11, 16.7.1.1.3.Lista zalecanych przeglądarek internetowych: Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera. Zalecane jest używanie najnowszych wersji przeglądarek; 16.8.Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych i informacji przekazywanych przy ich użyciu zostały opisane w Regulaminie korzystania z usług Systemu (Regulamin Portalu e-Usług) dostępnym z poziomu modułu e-learning dla wszystkich użytkowników Systemu oraz podczas rejestracji konta Wykonawcy dla Wykonawców. 16.9.Użycie przez Wykonawcę do kontaktu z Zamawiającym środków komunikacji elektronicznej zapewnionych w Systemie jest uzależnione od uprzedniej akceptacji przez Wykonawcę Regulaminu korzystania z usług Systemu na witrynie internetowej przy zakładaniu profilu Wykonawcy. 16.10.Korzystanie z Systemu przez Wykonawców jest bezpłatne. 16.11.Użytkownikom Zewnętrznym Wykonawcy przysługuje prawo korzystania z asysty obejmującej wsparcie techniczne w kwestiach dotyczących korzystania z Systemu, polegające na doradztwie telefonicznym i e-mailowym na zasadach określonych w Regulaminie korzystania z usług Systemu. 16.12.Maksymalny rozmiar pojedynczych plików przesyłanych za pośrednictwem Systemu wynosi 100 MB. Za pośrednictwem Systemu można przesłać wiele pojedynczych plików lub plik skompresowany do archiwum (ZIP) zawierający wiele pojedynczych plików. 16.13.Dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 100 MB w formatach .png, .jpg, .jpeg, .gif, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .odt, .ods, .odp, .odf, .pdf, .zip, .rar, .txt, .ath, .xml, .dwg, .xades, .tar, .7z, .eml, .msg 16.14.Za datę przekazania i odbioru danych, w szczególności ofert, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę zapisania pliku na serwerze Systemu. Aktualna data i godzina, zsynchronizowane z Głównym Urzędem Miar, wyświetlane są w prawym górnym rogu Systemu. 16.15.Informacje na temat kodowania i czasu przekazania i odbioru danych: 16.15.1.Oferta złożona przez Wykonawcę w Systemie, nie jest widoczna dla Zamawiającego, ponieważ widnieje w Systemie jako zaszyfrowana. Możliwość otwarcia oferty dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert. 16.15.2.Oznaczenie czasu odbioru danych przez System stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), znajdującą się na potwierdzeniu złożenia oferty. 16.16.W korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Wykonawcy powinni posługiwać się nr referencyjnym postępowania: DSR-ZP-VIII.271.123.2022. 16.17.Dokumentacja postępowania dostępna jest w Systemie w zakładce „Dokumentacja postępowania”.
16.18.Sposób sporządzenia podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń musi być zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2021 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): (Nr zgodna z SWZ): 35.1.Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE) uprzejmie informujemy, że: 35.1.1. Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Łodzi z siedzibą w Łodzi przy ul. Piotrkowskiej 104, 90-926 Łódź, tel.: +48 (42) 638-44-44, fax: +48 (42) 272-60-01, e-mail: lckm@uml.lodz.pl. 35.1.2. Administrator wyznaczył inspektora oraz zastępcę inspektora ochrony danych osobowych, z którymi może się Pani/Pan skontaktować poprzez e-mail iod@uml.lodz.pl Z inspektorem ochrony danych i jego zastępcą można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Urząd Miasta Łodzi oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. 35.1.3.Podanie danych osobowych jest warunkiem koniecznym do realizacji sprawy w Urzędzie Miasta Łodzi. Ogólną podstawę do przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. b i c oraz art. 10 ogólnego rozporządzenia.
Szczegółowe cele przetwarzania danych zostały wskazane w następujących przepisach:
a)ustawie z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych; b)ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny; c)ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
d) ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu: przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i wyłonienie wykonawcy; zawarcia umowy; rozliczenia finansowo- księgowego.
35.1.4. Dane osobowe mogą być udostępniane innym podmiotom, uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa, tj. na podstawie art. 18 i art. 74 Prawa zamówień publicznych a ponadto odbiorcom danych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, tj. podmiotom świadczącym usługi pocztowe, kurierskie, usługi informatyczne, bankowe, ubezpieczeniowe, osobom i podmiotom zainteresowanym prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, a także podmiotom korzystającym z Biuletynu Informacji Publicznej, Biuletynu Zamówień Publicznych, Bazy konkurencyjności oraz internetowej platformy zakupowej – eKatalogi, będącej w gestii Urzędu Zamówień Publicznych. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich, na podstawie szczególnych regulacji prawnych, w tym umów międzynarodowych. 35.1.5. Dane osobowe będą przetwarzane, w tym przechowywane przez okres 4 lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona, a następnie, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przez okres 5 lat, zgodnie kategorią B5, w przypadku dokumentacji postępowania oraz 10 lat w związku z zawartą umową, zgodnie z kategorią archiwalną B10, a w przypadku zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji przez okres zgodny ze zmienioną kategorią archiwalną dokumentacji. W przypadku zamówień finansowanych ze środków funduszy europejskich lub innych środków niż pochodzące z budżetu Unii Europejskiej na podstawie odrębnych przepisów w tym zakresie do 25 lat. Cd. zapisów znajduje się w SWZ.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DSR-ZP-VIII.271.123.2021

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie rezerwacji, wystawiania, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz rezerwacji i sprzedaży usług noclegowych w 2023 r.

4.2.6.) Główny kod CPV: 63512000-1 - Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

63515000-2 - Usługi podróżne

60200000-0 - Usługi transportu kolejowego

60100000-9 - Usługi w zakresie transportu drogowego

55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2023-01-02 do 2023-12-29

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Tak

4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: (Nr zgodna z SWZ): 27.1.Zamawiający przewiduje możliwości udzielenia zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy, o wartości do 14,71% wartości zamówienia podstawowego obejmującego usługi tego samego rodzaju, co zamówienie podstawowe tj. świadczenie usług w zakresie rezerwacji, wystawiania, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz rezerwacji i sprzedaży usług noclegowych. Zamówienie zostanie udzielone na podstawie negocjacji z dotychczasowym Wykonawcą, na warunkach określonych w umowie podstawowej.

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: (Nr zgodna z SWZ): 23.2 Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów ze wszystkich kryteriów. Uzyskana liczba punktów w ramach kryterium zaokrąglona będzie do drugiego miejsca po przecinku. Jeżeli trzecia cyfra po przecinku (i/lub następne) jest mniejsza od 5 wynik zostanie zaokrąglony w dół,
a jeżeli cyfra jest równa lub większa od 5 wynik zostanie zaokrąglony w górę.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie kasjera lotniczego wyznaczonego do realizacji zamówienia

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: (Nr zgodna z SWZ): 11.1. Zamawiający żąda podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie: a) braku podstaw wykluczenia,
b) spełniania warunków udziału w postępowaniu.
11.2. Oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp nie jest podmiotowym środkiem dowodowym i stanowi tymczasowy dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia i spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert. 11.3. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć: 11.3.1. oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – zgodnie z Załącznikiem nr 3 o SWZ; 11.3.2. oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z Załącznikiem nr 4 o SWZ; 11.3.3.oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania, składane na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego - zgodnie z Załącznikiem nr 8 o SWZ. 11.4.Zamawiający wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia. 11.5.Podmiotowe środki dowodowe wymagane od Wykonawcy obejmują: 11.5.1.Oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w: 11.5.1.1.art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp, dotyczących wydania prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, 11.5.1.2. art. 108 ust.1 pkt 4 ustawy Pzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego, 11.5.1.3.art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp dotyczących zawarcia z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji, 11.5.1.4. art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, dotyczących zakłócenia konkurencji wynikającego z wcześniejszego zaangażowania Wykonawcy lub podmiotu, który należy z Wykonawcą do tej samej grupy kapitałowej, w przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia, 11.5.1.5. art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego – zgodnie z Załącznikiem nr 5 do SWZ. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp składa każdy z tych Wykonawców (dotyczy również wspólników spółki cywilnej).

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: (Nr zgodna z SWZ): 11.5.Podmiotowe środki dowodowe wymagane od Wykonawcy obejmują:11.5.2. Aktualny certyfikat przynależności do Międzynarodowego Zrzeszenia Przewoźników Powietrznych IATA (INTERNATIONAL AIR TRANSPORT ASSOCIATION) w przypadku linii lotniczych, będących członkami IATA lub dokument potwierdzający aktualną akredytację IATA, uprawniającą do usługi w zakresie agencji sprzedaży biletów lotniczych.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-12-21 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: (Nr zgodna z SWZ): 20.1. 21.1. Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Systemu. Szczegółowe informacje dot. sposobu wykonania tych czynności znajdują się w „Instrukcji użytkownika Wykonawcy” (Instrukcja obsługi Portalu e-Usługi SmartPZP), dostępnej na stronie Systemu pod adresem https://portal.smartpzp.pl/uml.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-12-21 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-01-19

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE